Wat is een KPI?
KPI staat voor kritieke prestatie-indicator (Engelse term is key performance indicator).
Met kritieke prestatie-indicatoren kun je de voortgang van een taak, activiteit of een proces meten.
Waarom zijn KPI's belangrijk?
Als organisatie stel je doelen voor de lange termijn en de korte termijn. Vervolgens vertaal je deze naar concrete operationele doelstellingen. KPI’s maken de voortgang van deze doelen meetbaar. Zo zie je met goede KPI’s of je idee realistisch is en of het doel haalbaar is. Een goede KPI stel je op volgens het SMART-principe. Dat betekent dat hij moet voldoen aan de volgende eisen: specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realiseerbaar en tijdgebonden.
Hoe stel je een KPI op?
KPI's moeten worden gedefinieerd aan de hand van kritieke of essentiële bedrijfsdoelstellingen. Hierbij een aantal stappen om een KPI te definiëren:
- Wat is het gewenste resultaat?
- Waarom is dit resultaat belangrijk?
- Hoe ga je de vooruitgang meten?
- Hoe kun je het resultaat beïnvloeden?
- Wie is verantwoordelijk voor het bedrijfsresultaat?
- Hoe weet je dat je het resultaat hebt bereikt?
- Hoe vaak ga je de vooruitgang naar het resultaat toe evalueren?
Aan de hand van deze stappen kun je ook gelijk checken of je KPI's SMART zijn.
Belangrijke bedrijfsdoelstelling
Een KPI moet nauw verbonden zijn met een belangrijke bedrijfsdoelstelling. Het moet integraal zijn voor het succes van de organisatie. Anders richt je je op een doel dat geen betrekking heeft op een bedrijfsresultaat. Dat betekent dat je in het beste geval werkt aan een doel dat geen impact heeft op je organisatie. In het slechtste geval verspilt jouw bedrijf tijd, geld en andere middelen die het beter ergens anders aan had kunnen besteden.
De belangrijkste conclusie is dat KPI's meer moeten zijn dan willekeurige getallen. Ze moeten iets strategisch uitdrukken over wat jouw organisatie probeert te doen.