Tendertekst schrijven? laat niets aan het toeval over!

Bedrijven die meedoen aan aanbestedingsprocedures breken zich vaak het hoofd over de teksten die ze moeten indienen. Dat is begrijpelijk, want het schrijven van tenderteksten is een vak apart. Een vak dat onze gespecialiseerde tekstschrijvers als geen ander verstaan. Wat zijn hun uitgangspunten bij het ontwikkelen van een tendertekst?

Goede klik met onderwerp
Als een opdrachtgever aan ons vraagt om een tendertekst te schrijven, dan kijken we eerst of een van onze tekstschrijvers affiniteit heeft met het onderwerp. Het heeft namelijk geen zin om een tekst te ontwikkelen als het onderwerp je niet ligt of als je daar te weinig van weet. Kortom, er moet een zekere klik met het onderwerp zijn, zodat je begrijpt waarover je schrijft en mee kan denken met de opdrachtgever. Naast een klik met het onderwerp is ook een goede klik tussen tekstschrijver en opdrachtgever van belang, want er moet snel en effectief samengewerkt worden. Bij bestaande opdrachtgevers is die klik er uiteraard al. Gaat het om nieuwe opdrachtgevers, dan zorgen we ervoor dat die klik er komt. Dat doen we door de juiste tekstschrijver aan de juiste opdracht te koppelen.

Solide input als basis
Als wij opdracht krijgen om een tendertekst te schrijven, dan volgt er eerst een gedegen startgesprek. Hierin licht de klant de tender toe, stellen we vragen, spreken we over en weer verwachtingen uit, maken we afspraken over het aanleveren van input, de planning, enzovoorts. Dat eerste startgesprek is een belangrijke basis, want het legt het fundament voor het verdere verloop van het ontwikkeltraject. Het maken van goede afspraken over het aanleveren van input is eveneens essentieel. Wie levert de input vanuit de opdrachtgever aan, wanneer en hoe? Hoe beter de kwaliteit van de input, hoe fijner we dat vinden. Het scheelt bovendien de nodige tijd - en dus kosten - die met het ontwikkelen van de tendertekst gemoeid is. Veel bedrijven hebben al vaker meegedaan aan tenders en hebben dus de nodige ervaring met het opstellen van input. Hebben ze die niet, dan helpen we daar graag bij.

Blijf kritisch en focus op de uitvraag
Hebben we de input eenmaal ontvangen, dan beginnen we met schrijven. Dat betekent vaak: schrappen, structureren, ordenen, redigeren en goed kijken welke informatie je nog mist. Ook is het onvermijdelijk dat de input vragen oproept, waarover dan overleg met de opdrachtgever nodig is. Het is belangrijk om gedurende het hele traject een kritische blik te houden, onder meer wat betreft de focus op de uitvraag. Die is vaak onderverdeeld in meerdere sub-vragen, waarop de aanbestedende partij uiteraard een helder antwoord wil. De meerwaarde van een goede en ervaren tender-tekstschrijver komt juist dan tot zijn recht. Als tekstschrijver moet je soms tegengas geven en niet aarzelen om input te schrappen die niets met de uitvraag te maken heeft, hoe mooi een opdrachtgever die input ook vindt. Ook het aanhouden van de volgorde van de sub-vragen is belangrijk, want dat is voor de aanbestedende partij wel zo handig.

De duivel zit in de details
Zodra we een eerste tekstvoorstel uitgewerkt hebben, controleren en bespreken we dat intern, waarna we het voorleggen aan onze opdrachtgever. Er volgen dan een of meer feedbackrondes waarin we de tekst verder aanscherpen, om zo te komen tot een eindresultaat waar zowel wij als de opdrachtgever volledig achter staan. Daarbij moet je niet vergeten dat de duivel vaak schuilt in de details. Denk bijvoorbeeld aan de eis dat de tendertekst ‘anoniem’ is, zodat die niet te herleiden is naar de opdrachtgever. Ook een gedegen controle of de tekst aan alle eisen van de aanbestedende organisatie voldoet qua lay-out, lengte, opmaak en documentsoort is cruciaal. Zelfs de minste of geringste afwijking zorgt ervoor dat een tendertekst direct wordt afgekeurd. Al het werk is dan voor niets! Zelf voeren wij uiteraard altijd zo’n controle uit, maar we vragen altijd aan de opdrachtgever om dat ook te doen, want die dient de tekst tenslotte in. Kortom, een ware tenderspecialist laat niets aan het toeval over.