OFFERTE SCHRIJVEN = TOPSPORT

Offreren mag dan de normaalste zaak van de wereld zijn. Maar hoe haal je nu meer orders uit offertes? Simpelweg door je offertes niet langer te zien als een verplicht nummertje, maar als een strategisch marketinginstrument. Geef het opstellen dus serieus aandacht. Alle marketinguitingen hebben onderhoud nodig, ook jouw offerte moet tussentijds in de revisie voor een optimaal resultaat.

Offerte optimalisatie nauwelijks prioriteit 
Vreemd genoeg zijn er weinig bedrijven die investeren in een klantgerichte offerte. En dat is raar, want verkopers worden (soms keihard) afgerekend op hun offertescore. Bovendien vormt de offerte portefeuille gewoonlijk het uitgangspunt voor de jaarlijkse budgetten.

Kortom: als jij je slagingskans wilt optimaliseren, moet je jouw offerte ook tussentijds aanpassen. Klinkt logisch, maar de praktijk blijkt weerbarstig.

Dertien in een dozijn
Nederlandse offerte scoren gemiddeld genomen slecht.  Wat valt op?

- Persoonlijke aandacht voor de klant is ver te zoeken.
- Van een prettige communicatie is nauwelijks sprake. Er wordt onvoldoende (of niet) gerefereerd aan de specifieke behoeften van de klant.
- De inhoud is vooral gericht op de uitvoering of op de omschrijving van technische specificaties, maar onvoldoende op het versterken van de relatie.
- De nadruk ligt te weinig op de koopmotieven van de klant en te veel op de prijs.
- Het taalgebruik is niet meer van deze tijd en staat in schril contrast tot de plezierige manier van mondeling communiceren.
- De uiterlijke presentatie schiet ook dikwijls tekort.
- Naast een gebrekkige structuur ontluisteren clichés en slordige taalfouten vaak het geheel.

De gemiddelde Nederlandse offerte voldoet niet aan de verwachtingen van de klant. Veel offertes bieden ‘veel van hetzelfde’ en zijn daardoor weinig onderscheidend. Als jouw offerte niet boven het maaiveld uitsteekt, wordt er veelal slechts naar je prijs gekeken. Dit leidt tot onnodig gemiste kansen.

Strategisch marketinginstrument
Maar…. de meest voorkomende fouten zijn op te lossen. Zie de offerte niet langer als verplicht nummer. Samen met onder meer de website, brochures en verkoopgesprekken vormt jouw offerte een strategisch marketinginstrument.

Goed verkoopgesprek
De beste offerte heeft veel weg van een goed verkoopgesprek.

Een goede verkoper spreekt immers de taal van de klant en hij weet zich door zijn manier van presenteren positief te onderscheiden. Op het eerste gezicht lijkt dit een eenvoudige opgave. Maar niets is minder waar. Er is een kloof tussen de mondelinge en schriftelijke communicatie die ervoor zorgt dat offerte schrijvers grote moeite hebben om op te schrijven wat ze zeggen. Het uitbrengen van een goede offerte lijkt in veel opzichten op topsport. En afgezien van de inspanning levert de uitslag van een offerte altijd winst of verlies op. Tweede of derde worden in een offertetraject telt simpelweg niet mee! De offerte kan en moet dus beter. Maar hoe?

Geheugensteuntje
Het succes van een winnende offerte valt of staat met het in acht nemen van bepaalde spelregels en het uitstippelen van een strategie.

Wil je een geheugensteuntje om de spelregels makkelijk te kunnen onthouden?
Gebruik dan het 12-letterige acroniem ‘CMENCO’S PASTA’.
Iedere letter vormt een checkpoint om een winnende offerte te kunnen schrijven.

C = Customers focus
Concentreer je tijdens het schrijven van jouw offerte primair op die zaken die jouw klant het belangrijkst vindt. Toon empathie en neem de klant als vertrekpunt. Anders geformuleerd:
schrijf kopersgericht en minder vanuit jouw eigen product of dienst (dat is namelijk verkopersgericht).

M = Money
Controleer vooraf de financiële positie van jouw potentiële opdrachtgever.
Je kunt bij gespecialiseerde instanties financiële informatie inwinnen over zaken zoals kredietwaardigheid en betalingsgedrag. Verkeert jouw klant of prospect in ernstige financiële problemen, stel dan extra zekerheden of begin er niet aan.

E = Enthusiasm
Schrijf enthousiast.
Gebruik positief taalgebruik en schenk aandacht aan de sfeer. Stel aan jouw offerte dezelfde communicatieve eisen als aan een goed verkoopgesprek. Raak de klant in zijn gevoel.

N = Needs
Refereer altijd aan de huidige situatie, wensen en eisen van je klant.
Kruip in zijn huid. Gebruik zoveel mogelijk letterlijk de woorden van jouw klant en laat zien dat je hem begrijpt. Als je je klant wil overtuigen, voel dan wat hij voelt, denk wat hij denkt en spreek in zijn taal.

C = Competition
Breng je concurrenten in kaart en anticipeer hierop in je offerte.
Maak bovendien op een slimme manier gebruik van de oorzaken van ‘lost orders’ aan concurrenten. Accentueer je meerwaarde ten opzichte van je naaste concurrenten.

O = Originality
Vermijd clichés.
Besteed extra aandacht aan de sterke en onderscheidende factoren van jouw bedrijf.
Omschrijf je meerwaarde zo, dat het tastbaar en praktisch is. En vertaal jouw unique selling points in unique buying reasons voor de klant. Originaliteit en ludieke acties maken dikwijls het onderscheid.

S = Structure
Zorg ervoor dat jouw offerte compleet is en dat de samenstelling klopt.
Neem standaard een begeleidingsbrief of begeleidende mail op. En sluit altijd jouw algemene voorwaarden bij.

P = Presentation
Besteed voldoende aandacht aan een verzorgde presentatie.
Trek de stijl van jouw overige on- en offline communicatiemiddelen door in je offerte.
Kopers zijn meer en meer visueel ingesteld. Een plaatje zegt meer dan duizend woorden.

A = Active
Communiceer op een actieve en persoonlijke manier.
Schrijf vanuit ‘u’ en ‘wij’. Bedrijf X doet niet zaken met Bedrijf Y, maar mensen doen zaken met mensen. Gebruik bovendien zo min mogelijk hulpwerkwoorden. Hulpwerkwoorden maken zinnen vaak onnodig lang en ze laten zich lastig lezen.

S = Size
Welke omzet of marge verwacht je te kunnen realiseren bij jouw potentiële opdrachtgever?

T = Time
Bied jouw product of dienst op het juiste moment aan.
Wanneer verwacht je de uitslag? Zorg voor een correcte en tijdige follow-up van jouw offerte. Reserveer voldoende tijd om de offerte op te stellen.

A = Authority
Zorg ervoor dat je jouw offerte bij voorkeur richt aan de (eind)beslisser.
Zijn er meerdere relevante contactpersonen, stuur de offertes dan (mits toegestaan) gescheiden toe.

Zet jij je offerte al in als strategisch marketinginstrument? Succes.
Wij zijn benieuwd naar je ervaringen!

Bron: Frankwatching
Auteur: Menco Erenst
Menco is sinds 2013 dga bij Ambitionplanner. Menco’s grootste passie draait om het versterken van positieve energie binnen organisaties. Zijn specialisme betreft offerte optimalisatie.

Wil je reageren op dit artikel of sparren over het schrijven van offertes? Dat kan.
Bel 010 411 40 50 of mail contact@hiddenchampion.nl